A „pénzszivárgás" nem hangzatos kifejezés – egy szó arra, hogy mennyi pénz megy el olyan dolgokra, amikre senki nem akar pénzt költeni, és senki sem tudja igazán, hogyan kerültek oda. Egy opportunity-to-invoice folyamatban három ilyet azonosítottunk 6Sigma módszerrel, és lépésről lépésre kiszedtük.

Hogyan kezdtünk neki

  • Strukturált interjúk a felhasználókkal – mindig ugyanazokkal a kérdésekkel, hogy összevethető legyen a kép.
  • Adat-gyűjtés, ami alátámasztja, amit az interjúk sejtetnek. Sosem megyünk csak az érzéssel.
  • Project charter minden ágra, hogy a megoldás ne csússzon szét.

1. Lehúzott platformok – 20 000 dollár évente

Egy egyszerű hiba: nem használt szoftverlicencek, amiket valaki valamikor megvett, aztán senki nem mondta le. Standardizálással, leltárral és lemondással csak ezen 20 000+ dollárt spóroltunk meg évente. Nincs ebben semmi szellemes. Csak fegyelem és egy ember, aki rászánja az időt.

2. Árazási kommunikáció – ügyfelenként 200–300 ezer dollár

Ez már fáj. Két dolog volt benne:

  • Az árazási döntésekbe túl későn vontuk be a megfelelő embert. Mire szólt, hogy van probléma, már aláírtuk az árat.
  • Az általunk használt beszállítói díjak elavultak voltak. Egy kliensnél emiatt 200–300 ezer dollár extra költség keletkezett.

Két beavatkozás oldotta meg:

  • Triage-lépés az árazás elejére – mielőtt bárki ajánl, ránéz a megfelelő ember.
  • Az árgarancia 30-ról 60 napra emelése – hogy ne legyen meglepetés a vevőnek és nekünk sem.

3. Költségadatok kezelése – 10 000+ dollár visszaszerzett összeg

A CMDB (configuration management database) pontatlan bejegyzései miatt rosszul számolódtak a lemondási díjak. Egy ügyfélnél több mint 10 000 dollár ment el azért, mert a rendszerben nem azt az erőforrást szerepeltettük, amit ténylegesen leállítottunk.

A megoldás itt sem csillagászat: rendezett master data, takarítás, validáció. Ennyi.

A tanulság

A pénzszivárgás 90%-ban nem rosszindulatból van. A pénzszivárgás abból van, hogy senki nem nézi. A folyamat él, a számok mennek, és amíg a kasszánál a végén megvan a profit, addig senki nem érzi, hogy mi szivárgott el útközben.

A 6Sigma logika éppen erre való: a részletes elemzésre és a proaktív beavatkozásra – még akkor is, amikor látszólag „minden rendben van". Az AI ma már segít gyorsítani a felfedező fázist (Celonis, SAP Signavio process mining-gal), de a fegyelem ugyanaz marad: kérdezz, mérj, javíts, ellenőrizz.

„A legdrágább szivárgás az, amit a cég megszokott. Az lesz a normál – pedig nem az."