A háttér

Business analystként egy automatizált workflow bevezetését vezettem. A cél: az Opportunity-to-Implementation folyamatot átvinni Excel-alapú munkáról egy PEGA-rendszerbe. A célközönség: ajánlatkezelők és megoldástervezők.

A felálláson volt egy bökkenő: stratégiailag fontos volt a projekt, viszont senki nem volt kötelezve a használatára. Nem volt fix átállási dátum. Aki akarta, használta. Aki nem, maradt az Excelnél.

Honnan indultunk

MVP-launch után az adoption-arány 14%-on állt. Mandátum nélkül, deadline nélkül a csapatnak egyetlen dolga maradt: olyan értéket adni a rendszerrel, hogy az emberek maguktól ott akarjanak dolgozni. Más szóval – nem PR-elni kellett a workflow-t, hanem olyan élményt adni, ami az első próbálkozás után marasztal.

Mit csináltunk

Négy mozzanat hozta össze a változást:

  • Heti steering, számokkal: a stakeholder-körnek minden héten ott voltak az adatok – nem érzések, hanem grafikon. Aki támogatást adott, látta, hova folyik. Aki nem támogatta, az is láthatta, miért érdemes.
  • Proaktív becsatornázás: a Salesforce-on figyeltük, mely opportunity-k érettek arra, hogy a PEGA-ban folyjon a munka – és kerestük meg az ajánlatkezelőt, nem ő minket. Ennek volt egy nem-marketinges üzenete: „segítek, hogy könnyebb legyen."
  • Tudásbázis, ami nem nyit új tabot: a SharePoint-csapattal együtt készítettünk leírásokat, automatizált change request űrlapokat, eszkalációs útvonalakat. Az volt a cél, hogy senki ne akadjon el azon, mert nem tudja, kihez forduljon.
  • A „kis, motivált" csapat előbb: a security-bid csapat kicsi volt, de nagy ügyforgalmú – és Excelben már fájdalmasan átlátszó volt nekik a saját káosz. Ők kapták az első dedikált backlog-prioritást. Ők lettek a referencia.

Mi lett az eredménye

Két hónap alatt a használati arány 14%-ról 21%-ra nőtt – nem hatalmas ugrás a vezetésnek, de az úton, amin haladtunk, ez egy 50%-os relatív emelkedés. A security-bid csapat lelkesedése pedig megfordította a hangulatot is: a többi csapat elkezdte kérni, hogy nekik is legyenek dedikált sessionjeik.

Mi a tanulság – a mostani AI-bevezetésekre is

Ugyanez a könyv működik akkor is, amikor egy Copilotot, egy Claude Code-ot vagy egy n8n-flowot vezetsz be egy cégbe. Önkéntes használatnál a hét első napjától látható haszon dönt, nem az e-mailes körlevél, nem a kötelező tréning.

  • A pilot-csapat ne a legnagyobb legyen – a leglelkesebb legyen.
  • A vezetőség minden hétre konkrét számot lásson, ne hangulatjelentést.
  • Te menj az emberekhez, ne várj, hogy ők jönnek hozzád.
  • Súrlódás-csökkentés mindig többet ér, mint új feature.
„A bevezetés nem marketing-projekt. A bevezetés az, amikor egy ember a saját napjában rájön: ez most tényleg gyorsabb."